سامانه مدیریت اطلاعات پروژه

در سازمان‌های دارای چندین پیمانکار زیر مجموعه، یا سازمان‌هایی که نقش مدیریتی و نظارتی بر پروژه‌ها را دارند، همواره نظارت بالاسری بر نحوه کارکرد زیرمجموعه‌ها در کنار یکدیگر و دریافت گزارش‌های مدیریتی دغدغه اصلی مدیریت عالی سازمان و پروژه است. در طراحی اين سامانه با استفاده از افزودن اجزاء مورد نياز به ساختار نظام برنامه ريزي و كنترل پروژه، تمامي اطلاعات و جزئيات ضروري جهت برنامه ريزي، هدايت و نظارت همه جانبه بر پروژه در يك واحد تحقيقاتي به طور يكپارچه گردآوري و در نهایت گزارش‌های مربوطه در سطوح مختلف پروژه ارائه خواهد شد؛ این سامانه به واسطه دسترسي به اطلاعات متمركز و امكان برقراري ارتباط بين كليه واحدهاي سازمان، و همچنين وجود مكانيزمهاي لازم براي تفكيك حسابهاي پروژه ها و كنترل هزينه ها، امر ارزيابي پيشرفت واقعي فعاليتها و افزايش دقت برنامه ريزيها و مديريت دقيق بر پروژه ها را فراهم خواهد نمود. این سامانه بر مبنای استاندارد PMBOK برای استفاده در انواع پروژه‌های سازمان طراحی و پیاده سازی شده است.
این سامانه متشکل از زیرسیستم های فوق می باشد:
• زیرسیستم مدیریت ایده و طرح
• زیرسیستم مدیریت پروژه ها
• زیرسیستم مدیریت قرارداد ها
• زیرسیستم مدیریت اعتبارات
• زیرسیستم منابع انسانی
• زیر سیستم منابع تجهیزات تخصصی و سرمایه ای
• زیرسیستم اسناد و مدارک مهندسی
این سامانه این قابلیت را دارا می باشد تا از مراحل مختلف روند ایجاد یک ایده و طرح تا تکمیل فرآیند تصویب و اجرایی شدن پشتیبانی کند تا سرانجام ایده خام اولیه به یک پروژه اجرایی تبدیل شود.
ابزارهای قدرتمند تعبیه شده در این سامانه این قابلیت را فراهم می کند تا پیشرفت فیزیکی و مالی پروژه به سهولت صورت گیرد. تعیین نقش کاربران این سامانه و کارتابل کاری امکان تسریع و پیگیری فرآیندهای کاری مرتبط با مدیریت پروژه را برای مدیران اجرایی سازمان میسر می سازد. ثبت قراردادهای پیمانکاری به عنوان زیرپروژه برای هر پروژه و در نهایت تجمیع گزارشات پیشرفت زیرپروژه ها و ارائه گزارش پیشرفت پروژه از دیگر قابلیت های این سامانه می باشد. مدیریت و کنترل مستندات مهندسی در تمام مراحل پیشرفت و اجرای پروژه در راستای امر مدیریت دانش صورت می گیرد تا یک منبع علمی غنی و سازمان یافته در اختیار سازمان قرار بگیرد.
در نهایت گزارشات کاربردی و داشبورد مدیریتی این سامانه موجب دستیابی به اهداف ذیل خواهد شد:
• بالا بردن سرعت تصمیم گیری با توجه به یکپارچگی اطلاعات و دسترسی سریع و بروز گزارشات
• بررسي عملكرد پيمانكاران با در نظر گرفتن اطلاع از آخرين گزارشات كيفي
• مدیریت ارتباط و هماهنگی پروژه ها از طریق سازماندهی ارکان اجرایی و مدیریتی پروژه